LinuDent Service: Häufig gestellte Fragen

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Ihre Zufriedenheit ist unser Antrieb! Deswegen möchten wir uns ständig für Sie verbessern.

Ob technischer Serviceeinsatz, Lösungskompetenz der Hotline, Verlauf Ihrer Installation oder Lieferung von Verbrauchsmaterial - sagen Sie uns, wie gut wir Ihre Erwartungen erfüllt haben und was wir verbessern können.

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Informieren Sie sich über die Meinungen unserer Kunden und geben Sie selbst Feedback zu unseren Produkten und Leistungen. Hier finden Sie aktuelle Empfehlungen für LinuDent Unternehmenszentrale Starnberg auf KennstDuEinen.de und können selbst eine Bewertung abgeben.

Sie haben Fragen zu LinuDent?

Folgend erhalten Sie wichtige Hinweise sowie Tipps und Tricks zu LinuDent.

LinuDent FAQ

Einspielanleitung für das Modul S40 DAISY

Unseren DAISY Kunden stellen wir die Einspielanleitung für das Modul S40 DAISY zum Download zur Verfügung.
>> Hier downloaden

Aktuelle Ausfüllhinweise zum GOZ Rechnungsvordruck

Hier erhalten Sie den aktuellsten Stand der Ausfüllhinweise zum einheitlichen GOZ-Rechnungsvordruck sowie das neuste GOZ-Rechnungsmuster (Stand 21.06.2012).

>>  Ausfüllhinweise GOZ Rechnungsvordruck

>>  GOZ Rechnungsmuster

>>  Stellungnahme der Bundeszahnärztekammer

Ergänzend zu den Ausfüllhinweisen noch folgende Anmerkungen:

Angabe Begründungen
Begründungstexte dürfen nach wie vor auch direkt unterhalb der jeweiligen Leistung ausgewiesen werden; aktuell ist es nicht zwingend erforderlich, Begründungen im Bereich der Erläuterungstexte am Rechnungsende aufzuführen.

Ausdruck Barcode
Der Ausdruck eines Barcodes auf dem GOZ-Rechnungsvordruck ist nicht erforderlich/nicht vorgeschrieben.

Spalte „Bgr.“
Die Spalte „Bgr.“ Kann auch mit der Spaltenüberschrift „Erl.“ betitelt werden.

Hinweis zu XML-Dateien mit ungültigem Dateiinhalt

In letzter Zeit erreichen uns gehäuft Meldungen über defekte XML-Dateien, die über die Portale der Anbieter "web.de" und "gmx.de" empfangen wurden. Beim Import der XML-Datei nach LinuDent wird ein entsprechender Hinweis angezeigt, dass die Datei aufgrund eines ungültigen Dateiinhaltes nicht importiert werden kann.

Leider haben wir auf die Tatsache keinen Einfluss, dass die ursprünglich intakten XML-Dateien des Labors durch den E-Mail-Versand über die o.g. Anbieter modifiziert werden und anschließend nicht mehr lesbar sind.

Wenn Sie von dem beschriebenen Problem betroffen sein sollten, ist die mögliche Lösung, dass Sie von Ihrem Labor die entsprechende Datei auf einem Datenträger und nicht per Mail zur Verfügung gestellt bekommen oder die Mails mit einem E-Mail-Programm abrufen und nicht direkt über das Webportal des jeweiligen Anbieters herunterladen.

Auflistung der häufigsten ZE-DTA Modulmeldungen inklusive Lösungen

Wichtige allgemeine Informationen

Im ZE-Programmbereich erscheint die entsprechende Meldung des Prüfmoduls bereits bei Abrechnung des ZE-Planes. So kann der Plan sofort entsprechend korrigiert werden.

Dazu bitte die Mandanteneinstellung "Onlineprüfung ZE" aktivieren.

Zur ZE-Abrechnung empfiehlt es sich – analog der KCH-Abrechnung – schon zeitig vor der eigentlichen Abrechnung die Vorprüfung laufen zu lassen.

Sind die Pläne für den Zeitraum ermittelt, wird im Status der Vorprüfung der Taschenrechner mit der Funktion: "Bema-Modul-Prüfung starten" betätigt. Damit werden die Bema-Modul-Meldungen und die ZE-DTA-Ausschlüsse ermittelt. Bitte besonders die Anzeige im Register „Bema-Modul-ZE DTA-Ausschluss“ beachten. Diese Pläne gelangen nicht zur Abrechnung.

Anhand der nachfolgenden Auflistung kann die Ursache der Fehlermeldung geprüft werden.

 

Liste der häufigsten (neuen) Meldungen

  1. Info des KZBV-Moduls: „Versichertennummer falsch oder fehlend“. Beim Patienten ist als Abrechnungsnachweis Ersatzverfahren eingetragen. Die Angabe der Versicherten-Nummer ist nun auch beim KVK-Ersatzverfahren vorzunehmen.
    Lösung: Versichertennummer im Patientenblatt eintragen oder korrigieren.

  2. Info des KZBV-Moduls: „Kennzeichen „R“ für die Regelversorgung im Widerspruch zu vorhandenen GOZ- und/oder NBL-Leistungen“. Es handelt sich um eine reine Regelversorgung. Es sind zusätzlich GOZ-Leistungen erfasst und/oder es sind Laborleistungen „NBL“ (= Gebührenordnungen „BEB“) im Eigen- oder Fremdlaborbeleg.
    Lösung: Eigen- oder Fremdlaborbeleg korrigieren, so dass als Laborleistungen nur BEL-Ziffern abgerechnet werden. Sollte die Abrechnung der NBL-Leistung berechtigt sein, so muss zum Plan eine GV oder AV erstellt werden (Hinweis: Plan muss dann erneut zur Genehmigung an die Krankenkasse).

  3. Meldung „Kategorienummer fehlt“ oder „Kategorieangabe nicht zugelassen“. Für Praxismaterialien ist nun auch im Bereich ZE in den meisten KZV-Gebieten die Angabe einer Kategorienummer vorzunehmen.
    Lösung: In Stamm / Material(Labor) zum Praxismaterial die Zuordnung einer entsprechenden Kategorienummer bzw. der korrekten Kategorienummer vornehmen.
    Hinweis: Die Einstellung in Parameter / Labor / Register [Druck] zu „Katalogisierungsnummern drucken bei“ auf „offizieller Text“ einstellen bzw. bei KZV erkundigen, ob eine Kategorienummer und dazu der offizielle Text der Kategorienummer übergeben werden soll.Info des KZBV-Moduls: „Anzahl Abrechnungseinheiten nicht nummerisch oder falsch“.

  4. Es handelt sich um eine Abrechnung mit Edelmetall. Die im Register [Abrechnung] erfasste Anzahl der Abrechnungseinheiten stimmt nicht mit den errechneten AE der Festzuschüsse überein.
    Hinweis: Die Abrechnungseinheiten der Edelmetallkosten sind in LDT im Register [Abrechnung] der ZE-Pläne nun mit drei Nachkommastellen ausgewiesen, damit auch eine korrekte Abrechnung von Teilleistungen (mit Edelmetall) möglich ist. Zur Berechnung der Anzahl der Abrechnungseinheiten den Tooltipp zum Anzahlfeld beachten.
    Lösung: Die Berechnung der Abrechnungseinheiten erfolgt auf Basis der Befunde (= Festzuschüsse). LDT berechnet dies automatisch. Eine manuelle Korrektur dieser automatischen Berechnung bitte, wenn notwendig, auf Basis der Anzeige zum Anzahlfeld vornehmen.

  5. Noch DTA möglich! Festzuschuss entspricht nicht der – ggf. um Edelmetallmehrkosten reduzierten – Gesamtsumme, auf die ein Härtefallpatient … Anspruch hat“. Der Zuschussbetrag (Verarbeitungsaufwand NEM-Legierung) entspricht nicht der Tabelle der KZBV.
    Lösung: Die Berechnung des Zuschussbetrages erfolgt automatisch und aufgrund des Erstelldatums des ZE-Planes. Bitte hier möglichst keine manuellen Änderungen vornehmen.

  6. Info des KZBV-Moduls: „Kennzeichen NEM falsch“.
    a)    Im ZE-Plan ist das NEM-Kennzeichen aktiviert; im Eigen- oder Fremdlaborbeleg sind Edelmetallkosten abgerechnet.
    b)    Im ZE-Plan ist das NEM-Kennzeichen nicht aktiviert; im Eigen- oder Fremdlaborbeleg ist die Ziffer 9700 für die Verrechnungseinheit NEM (oder Nichtedelmetallkosten als Material) abgerechnet.
    Lösung: Wenn das NEM-Kennzeichen aktiviert ist, dürfen keine Edelmetallkosten berechnet sein. Wenn das NEM-Kennzeichen nicht aktiviert ist, darf keine Verrechnungseinheit NEM berechnet sein.
    Hinweis: Enthalten die Laborbelege Edelmetall- als auch Nichtedelmetallkosten (kann bei unterschiedlichen Arbeiten in beiden Kiefern vorkommen; kann bei Teleskoparbeiten mit Primär- und Sekundärteilen vorkommen), bitte das NEM-Kennzeichen nicht aktivieren.

  7. Kein DTA möglich! Summe der Eigenlaborkosten / der Fremdlaborkosten von Rechnungssumme der Laborrechnungen abweichend. Eigen- und/oder Fremdlaborbeleg zum Plan abgerechnet. Die Summe der abgerechneten Laborbelege stimmt nicht mit der Summe im Register [Abrechnung] überein. Ggf. wurde eine manuelle Änderung / manuelle Eingabe gemacht.
    Lösung: Betrag  der abgerechneten Laborbelege nicht manuell im ZE-Plan überschreiben. Sollte die Ursache der Meldung nicht auf einer manuellen Eingabe beruhen, den Fall bitte zur Prüfung an die LDT-Hotline weiterleiten.

  8. Kein DTA möglich! Bemerkungen zur Wiederherstellung oder Teilleistung nicht vorhanden. Es handelt sich um eine Wiederherstellung oder um einen Teilleistungsplan. Im Register [Kostenschätzung] ist in dem Textfeld „Bemerkung auf dem Heil- und Kostenplan“ keine Bemerkung erfasst.
    Lösung: Bei Wiederherstellungen oder bei Teilleistungsplänen ist es ab 2012 zwingend, eine Bemerkung zu übergeben. Bitte in LDT die Bemerkung im Register [Kostenschätzung], Feld „Bemerkung auf dem Heil- und Kostenplan“ erfassen.

  9. Kein DTA möglich! Zwischen der Zuschussfestsetzung und der Eingliederung sind mehr als 6 Monate vergangen und es ist keine Erläuterung im Feld „kzv-intern“ vorhanden. Das Eingliederungsdatum ist mehr als 6 Monate nach dem Genehmigungsdatum.
    Lösung: In LDT im Feld „Angaben für die KZV“ im Register [Abrechnung] des ZE-Plans eine Bemerkung erfassen, dass mit der Krankenkasse abgesprochen ist, dass der ZE-Plan noch abgerechnet werden kann.

  10. Noch DTA möglich! Bzw. Info des KZBV-Moduls: „Zwischen der Zuschussfestsetzung und der Eingliederung sind mehr als 6 Monate vergangen – siehe Erläuterung im Feld „kzv-intern“.
    Das Eingliederungsdatum ist mehr als 6 Monate nach dem Genehmigungsdatum; es ist eine Bemerkung im Feld „Angaben für die KZV“ (im Register [Abrechnung] des ZE-Plans) erfasst.
    Lösung: Meldung belassen; diese kann nicht abgestellt werden. Plan abrechnen.

  11. Kein DTA möglich! Datum der Zuschussfestsetzung fehlend für genehmigungspflichtige Leistungen.
    a)     Patient ist Härtefallpatient. Es handelt es sich um eine Wiederherstellung ohne Eintrag eines Genehmigungsdatums.
    Lösung: In Härtefällen ist die Genehmigung – auch einer Wiederherstellung – Pflicht. Hier muss im Plan ein Genehmigungsdatum eingetragen werden.
    b)    Patient ist kein Härtefallpatient. In dem Plan sind genehmigungspflichtige Leistungen eingetragen.
    Lösung: Auch hier verlangt das KZV-Modul ein Genehmigungsdatum.  Hinweis: Hier gibt es kzv-unterschiedliche Regelungen. Bitte diese Fälle mit der zuständigen KZV klären. Das Modul gibt hier die richtige Meldung aus.

  12. Kein DTA möglich! Kassenanteil nicht numerisch, falsch berechnet oder fehlend. Es handelt sich um einen Plan der Heilfürsorge Bundespolizei. Die Material- und Laborkosten (inkl. Edelmetallkosten) sind mit 40% bezuschusst.
    Grund: Die Pläne der Sonstigen Kostenträger – insbesondere der Heilfürsorge Bundespolizei – können vom ZE-Modul nicht mehr verarbeitet werden.
    Lösung: Diese Pläne handschriftlich einreichen. Bitte die kzv-spezifischen Rundschreiben dazu beachten.

  13. Kein DTA möglich! Herstellungsort bzw. Herstellungsland des Zahnersatzes nicht angegebenLösung:  Innerhalb Deutschlands ist der Herstellungsort (mit einem führenden „D“ – z. B. D-Gelsenkirchen) anzugeben; außerhalb Deutschlands das Land (z. B. „Frankreich“).

Parametervoreinstellung zur Bildung der Laborauftragsnummer im LinuDent

Je nach Region verwenden die Fremdlabore unterschiedliche Laborauftragsnummern:

  1. Variante: die Laborauftragsnummer beginnt exakt mit den Vorgaben der BKZV. Die ersten 2 Stellen sind die letzten 2 Zahlen Ihrer Abrechnungsnummer, (Updatebeschreibung 50.1.1)

  2. Variante: die Laborauftragsnummer beginnt mit der Nummer Ihres KZV Gebietes – hier handelt es sich um ein veraltetes Dateiformat.


Auswahl der Formate
Um zwischen den zwei Formaten wählen zu können, muss das Update 50.1.2 installiert sein. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Programmstand über das Menü - Datei - Programminfos - Programmstand Client und Server. Bei Programmstand 50.1.2 stellen Sie unter der Praxisregie - Register Einstellung - Parameter - Labor - Register Fremdlabor den Aufbau der Laborauftragsnummern ein.

LinuDent ISDN Update installieren

Stellt LinuDent seinen Anwendern ein ISDN Update zur Verfügung. Sie bekommen beim Starten von LinuDent den Hinweis: „Es liegt ein Update zur Installation bereit“. Dieses sollte dann unverzüglich aktiviert werden.

Wurde Ihnen das ISDN Update noch nicht automatisch übertragen, können Sie es manuell vom PT Server in Starnberg herunterladen.

Gehen Sie wie folgt vor
Über die Menüzeile - Extras - PT Service. Mit der Funktion Start/Stopp wird sofort eine Verbindung zum PT Server aufgebaut und das Update auf Ihren Rechner heruntergeladen. Wurde das Update übertragen, schließen Sie LinuDent und öffnen auf dem Desktop des Servers den Updateimport über - ldUpdate, Passwort updld. Nach Abschluss des Updateimports starten Sie den Server neu.

Kommt keine Verbindung zu Stande, versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut.

Erfassung der Fremdlaboradressen

Öffnen Sie das Regiezentrum Adressen/Typ Fremdlabor – und erfassen Ihr Fremdlabor. Füllen Sie alle drei Register Anschrift/ Ansprechpartner/ Zusatz  aus.

Siehe auch Updatebeschreibung 50.1.1
Unbedingt unter Register „Zusatz“ Ihre Nummern und Abrechnungsbereich erfassen.

Laborauftragsnummer erstellen

Der HKP / KVA muss geöffnet sein. Über den HKP rufen Sie entweder unter dem Menüpunkt „Behandlung“ oder mit dem Symbol den „Laborauftrag“ auf. Automatisch wird die Laborauftragsnummer angelegt. Sie enthält zusätzlich zur Praxiskennziffer die Patienten-Nr., den Abrechnungsbereich, die Plannummer und KZV Prüfziffern.

Aktivieren Sie die Checkbox bei Fremdlabor und wählen das Fremdlabor aus.

Anschließend über Dokumentendruck Laborauftrag/ Fremdlabor drucken. Diesen geben Sie mit der Prothetischen Arbeit ins Fremdlabor.

XML Fremdlaborrechnung Import

Die XML-Laborrechnungen vom Fremdlabor bekommen Sie entweder per Mail oder auf einen USB Stick zugesandt. Klären Sie in der Praxis ab, auf welchem Rechner / Client der XML-Datenimport stattfinden soll, z. B.

Windows-Rechner:
Zuerst muss ein neuer Ordner auf dem Windows Desktop angelegt werden. Dazu auf ein freies Feld des Desktops mit der rechten Maustaste klicken - neu - Ordner anlegen. Dem neuen Ordner einen Namen geben z.B.: Fremdlaborrechnungen – einfach im blauen Feld anfangen zu schreiben und anschließend mit der Entertaste der Tastatur bestätigen.

Dann LinuDent öffnen und über Praxisregie - Register Einstellung - Unterregister Parameter -  Labor -  Register Fremdlabor, öffnen. Bei Pfad für XML Import auf rechtes Kästchen mit Auswahlpünktchen klicken.

Im geöffneten Fenster „Pfad für die XML-Import“ auf der linken Seite „Mein Computer“ oder z.B. ptd, pt, users, Name der Praxis oder ähnliches,  öffnen mit klicken. Es öffnet sich eine weitere Auswahl. Hier ist der Desktop zu finden. Auf Desktop einen Doppelklick mit linker Maustaste machen. Der Inhalt vom Desktop wird angezeigt. Nun den neu angelegten Ordner „Fremdlaborrechnungen“ mit Einfachklick anwählen und mit „Auswählen“ und Enter die Pfadeinstellung abschließen. Der Pfad wird in den Parameter Labor übernommen – nun speichern.

Im Email-Programm nun das Mail des Fremdlabors öffnen. Auf den Dateianhang mit Endung .XML mit der rechten Maustaste klicken und - speichern unter auswählen. Im sich öffnenden Fenster wieder den angelegten Ordner „Fremdlaborrechnungen“ suchen, anklicken und rechts unten auf speichern gehen. Die XML Datei liegt jetzt in dem Ordner auf dem Desktop.HINWEIS: Keinen Ordner in den Ordner „Fremdlaborrechnungen ablegen sondern immer die einzelnen Fremdlaborrechnungen, sonst stimmt der > Pfad nicht mehr.

Die XML Datei Fremdlaborrechnungen per USB Stick importieren

Import am Linux oder Open SuSe Rechner

Öffnen Sie LinuDent und die Praxisregie ( Verwaltung) - Einstellungen und - Parameter. - Labor und das Register Fremdlabor. Im Feld „Pfad für XML Import“ öffnen Sie die Pfadauswahl mit Klicken auf die Auswahlpünktchen.

Im geöffneten Fenster wählen Sie auf der linken Seite unter Computer ptd und dann Desktop. Nun wird der Inhalt vom Desktop angezeigt. Rechts oben, auf Symbol „neuen Ordner erstellen“ klicken. Es wird ein neues Verzeichnis angelegt. Benennen Sie im blauen Feld den Ordner (Namen vergeben) z.B.: Fremdlaborrechnungen und beenden die Eingabe mit der Entertaste. Anschließend unten rechts auf Auswählen klicken.

Der Pfad wird in den Parameter Labor übernommen Speichern und schließen Sie LinuDent.

Der USB Stick wird nun an den Rechner angesteckt. Es erscheint auf dem Desktop ein Ordner sdb1 oder sdb2. Am Linux- Rechner klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste und dann im Untermenü mit der linken Maustaste à auf Laufwerk einbinden. Der Ordner sdb1 bzw. sdb2 erhält eine „grüne Ecke“. Nun wieder mit der rechten Maustaste auf den Ordner sdb1 oder sdb2 klicken und à öffnen anwählen. Mit der linken Maustaste die XML Dateien anklicken und mit gedrückter linken Maustaste in den Ordner „Fremdlaborrechnun-gen“ ziehen (bzw. kopieren und einfügen). Die Abfrage „Hierher kopieren“ auswählen.

Die XML Datei liegt jetzt in dem Ordner auf dem Desktop. Nun wieder auf den Ordner sdb1 bzw. sdb2 mit der rechten Maustaste klicken und mit der linken Maustaste auf Laufwerkseinbindung lösen gehen, nun den Stick entfernen.

Am Open SuSe Rechner muss der USB Stick nicht eingebunden werden – ansonsten gleiche Vorgehensweise!

XML Datei importiert und dem Patienten zuordnen

Unter dem Menüpunkt „Im/Export“ finden Sie den Punkt: „Import XML Fremdlabor“. Der Pfad ist nach Eingabe unter dem Parameter „Labor“ bereits vorgegeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche „XML-Datei-Import“.

Wurde der Laborauftrag aus dem Patienten und aus dem jeweiligen ZE oder KB Plan heraus erstellt, so erfolgt die Zuordnung des Fremdlaborbeleges automatisch.

Der zugeordnete Fremdlaborbeleg erscheint im ZE Plan im Register Abrechnung im Fenster Laborbelege. Im KB Plan erscheint der Fremdlaborbeleg im Register Abrechnung/Info links oben im Feld Laborbelege.


Wichtig: Die Laborrechnung muss mit Doppelklick aufgerufen, eventuell die ZT Ziffern überprüfen und über den Taschenrechner abgerechnet werden. Die Kosten des Fremdlabors werden automatisch in das Feld M und L Kosten Fremdlabor übernommen.

Fehlermeldung beim Importieren von Fremdlaborbelegen

XML-Datei kann wegen eines ungültigen Dateiinhalts nicht eingelesen werden:
Die XML-Datei wurde nicht gemäß der Richtlinien erzeugt Wenden Sie sich an Ihr Fremdlabor. Wir als Softwarehersteller haben hier keinen Einfluss.

Erfassung und Abrechnung von Eigenbelegen

Erstellen Sie, wie gewohnt, den Eigenbeleg aus dem Plan heraus und rechnen ihn dann über den Taschenrechner ab. Die Kosten werden automatisch in die Abrechnung übernommen.

Rechnen Sie über den Eigenbeleg Materialien ab, so stellen Sie sicher, dass diese im Stamm /Material (Labor) erfasst wurden. Wurden die Materialien unter BEL Ziffern oder BEB Ziffern erfasst, so bekommen Sie bei der Abrechnung einen DTA Ausschluss!

Parametereinstellung zum Online Prüfmodul

Um sofort die Fehlermeldungen, direkt bei der Abrechnung von Plänen, des Bema Moduls zu erhalten, kann eine Einstellung in der Praxisregie unter „Mandant“, im 2. Register „Einstellung“ vorgenommen werden. Dann prüft LinuDent Ihre Eingabe bereits bei der Erfassung.